معرفی افزونه مدیریت اسناد مهندسی تارا
همانطور که هر پروژه یک ساختار شکست کار دارد. در پروژه های مهندسی (Engineering) اسناد پروژه نیز یک ساختار شکست دارد که حاوی نقشه و مدارک و دیگر اسناد مهندسی پروژه می باشد. این ساختار با نام Master Document Register که به اختصار MDR می گویند؛ شناخته می شود. MDR یک بانک اطلاعاتی جامع از تمامی مدارک مهندسی پروژه می باشد که در روش های سنتی در نرم افزار Excel تهیه می شود و وظیفه کنترل وضعیت تولید اسناد و توزیع نسخ آن را بر عهده دارد. در ماژول EDMS تارا تعریف اسناد مورد نیاز هر پروژه و کد گذاری و کنترل نسخ اسناد در میز کار اسناد مهندسی پروژه انجام می شود. در ادامه به برخی از امکانات کاربردی این میز کار و ویژگی های آن اشاره می شود.
امکانات کاربردی و ویژگی های شاخص افزونه اسناد مهندسی
- تعریف شناسنامه برای اسناد (عنوان ، نوع سند-discipline ،کد سند، شماره سند، فاکتور وزنی، درصد پیشرفت، پروژه مربوطه، کد ایزو، شرح)
- امکان اتصال MDR به فعالیت ها و فرآیندهای پروژه.
- امکان بارگزاری لینک مدارک از FTP (مناسب برای نقشه های حجیم).
- بارگزاری و حفظ نسخه های مختلف یک سند.
- مشاهده گردش ها به تفکیک نسخه های مختلف سند.
- امکان تعریف فرآیند مکانیزه بر اساس نوع سند.
معرفی بخش ها و امکانات ویژه افزونه مدیریت اسناد مهندسی (EDMS)
افزونه EDMS تارا از جمله ماژول هایی است که با استفاده از بخش ها و امکانات کابردی آن می توان اسناد مهندسی را بهتر مدیریت و ساماندهی کرد و در وقت و انرژی کارکنان و مدیران صرفه جویی کرد.
در ادامه شما را با دو بخش اصلی و مهم افزونه مدیریت اسناد مهندسی،میز کار مرسوله های پروژه و کارتابل داخلی و میزکار اختصاصی برای کارفرما، مشاور و ناظر آشنا می کنیم.
میز کار مرسوله های پروژه
یکی دیگر از نیازمندیها در حوزه اسناد پروژه، فرآیند بررسی اسناد توسط ذی نفعان داخلی، کارفرما و ناظر و مشاور پروژه است. برای این منظور در راهکارهای سنتی از پرینت و روکش اسناد استفاده می گردد. در ماژول EDMS این فرآیند نیز به صورت مکانیزه و از طریق میز کار مرسوله های پروژه انجام می شود، در ادامه به برخی از امکانات کاربردی این میز کار اشاره می شود:
- ثبت مشخصات (عنوان، نسخه، شماره داخلی، شماره نزد مشاور، شماره نزد کارفرما، نوع مدرک)
- امکان پیوست از میز کار اسناد مهندسی (MDR)
- امکان پیوست مستقیم سند
- امکان تعریف فرم الکترونیک بررسی (روکش اسناد) با قابلیت امضاء الکترونیک
- بررسی گردش های transmittal
- امکان تعریف فرآیند مکانیزه بر اساس نوع مدرک
- اتصال به دبیرخانه و ثبت شماره نامه های وارده و صادره مرتبط
کارتابل داخلی و میز کار اختصاصی برای کارفرما، مشاور و ناظر
ویژگی کاربردی دیگر تخصیص میز کار اختصاصی جهت بررسی اسناد توسط ذی نفعان پروژه است به این صورت در موارد لازم با ارائه شناسه کاربری به نماینده کارفرما، مشاور و ناظر حجم مکاتبات غیر ضروری کاهش یافته و سرعت بررسی اسناد بیشتر می شود.
در صورت نیاز و یا استفاده از روش مکاتبه ای، امکان بارگزاری تصاویر اسکن شده و تاییدات مکتوب نیز به عنوان پیوست در کنار هر سند پیش بینی شده است.
در ادامه به برخی از امکانات کاربردی این میز کار اشاره می شود:
- عدم نمایش گردش های داخلی سند.
- امکان ثبت نظرات به تفکیک تمامی اسناد پیوست شده به Transmittal و تایید قسمتی از اسناد.
- اطلاع رسانی از طریق پیامک و ایمیل برای موارد جدید.
