با سامانه اتوماسیون اداری و گردش اسناد تارا بیش تر آشنا شوید….
امروزه در تمامی سازمان ها، ارتباطات سریع و آسان درون سازمانی یکی از ارکان تاثیر گذار و حیاتی در روند انجام فعالیت ها و هماهنگی بین واحد های مختلف سازمانی است. بر اساس مطالعات انجام شده فناوری اطلاعات، تاثیر فراوانی در رشد، بهره وری و بهبود عملکرد سازمان ها داشته است. لیکن با توجه به ابعاد گسترده و متنوع سامانه های اطلاعاتی، به کارگیری و استفاده از این سامانه ها نیازمند برنامه ریزی است. میتوان گفت یکی از بهترین دریچه های ورود به دنیای فناوری در یک سازمان استفاده از یک بستر الکترونیک جهت ثبت مکاتبات یا همان “سامانه مکاتبات سازمانی“می باشد. زیرا این سامانه ها با توجه به شمول عام و همگانی، فرهنگ عمومی سازمان را با فناوری اطلاعات آشنا می نماید. سامانه مکاتبات تارا با بهره گیری از دانش و فناوری روز دنیا و همخوان با فرهنگ و نیازهای بومی سازمان های ایرانی یک بستر کامل و جامع جهت ورود سازمان شما به دنیای فناوری اطلاعات و یا ارتقاء و رشد فناوری در سازمان و شرکت شما خواهد بود.
این سامانه تا چه اندازه نیازهای سازمان من را پوشش می دهد؟
- اگر فرآیند های درون سازمان شما به کندی پیش می رود و نمی توانید به درستی زمان و روند آنها را بررسی و کنترل نمائید.
- اگر روزانه وقت زیادی از پرسنل سازمان صرف جستجو جهت پیدا کردن یکنامه وارده، صادره و یا مکاتبات دورن سازمانی می شود.
- اگر قصد الکترونیک کردن سازمان خود را دارید و می خواهید در این روند موفق پیش بروید.
- گر حس می کنید آماده کردن یک نامه بیش از اندازه وقت گیر است.
- اگر سالیانه هزینه زیادی بابت چاپ و خرید کاغذ در سازمان شما صرف میشود.
سامانه مکاتبات سازمانی تارا می تواند برای رفع این مشکلات به شما کمک کند و راه حل خوبی برای اتمام تمامی مشکلات درون سازمانی شما باشد.
امتیازات و ویژگی های شاخص سامانه اتوماسیون اداری و گردش اسناد
سامانه مکاتبات سازمانی تارا مانند هر سامانه مکاتبات و اتوماسیون اسناد سازمانی دیگر ویژگی های پایه و پیش فرض در این سامانه ها را دارا می باشد به همین خاطر در این قسمت وِیژگی هایی که در تعداد محدوی از سامانه های مشابه وجود دارد و برخی بدون نسخه مشابه است ذکر می شود.
امنیت بالا
در سامانه مکاتبات تارا در عین سادگی و چابکی تمامی الزامات امنیتی الزم جهت اطمینان از دسترسی هر فرد طبق جایگاه
و سطح دسترسی تعریف شده تعبیه شده است.
گردش فایل های Excel و PDF
در اغلب سازمان ها برای انجام محاسبات و یا ارائه گزارشات مدیریتی از نرم افزار Excel به عنوان یک نرم افزار کاربردی
استفاده می شود و بسیاری از اطالعات در این فایل ها ذخیره و بارگزاری می شود.
از جمله وِیژگی های منحصر بفرد سامانه مکاتبات تارا، امکان گردش فایل های Excel به جای نامه است، به این معنی که
کاربر می تواند به جای فایل Word و یا تایپ نامه، یک فایل Excel از رایانه خود انتخاب نموده و برای همکار خود ارسال
نماید.
به طور مشابه امکان گردش فایل های PDF نیز در این سامانه پیش بینی شده است.
سادگی و سهولت استفاده
معماری و طراحی سامانه مکاتبات تارا با الهام از ظاهر کاربر پسند و محیط ساده و در عین حال کامل محصولات شرکت مایکروسافت به صورتی است که کاربران سامانه با داشتن حداقل دانش و ااطلاعات IT می توانند به سادگی از این سامانه استفاده نمایند.
منعطف بر اساس نیاز سازمان شما
در هر سازمان فرهنگ ارتباطی مخصوص به خود آن سازمان جاری است، همچنین هر سازمان بر اساس نیاز فرمت ها و فرم های مخصوص به خود را دارد، در اغلب سامانه های مشابه، تبدیل این فرمت ها یا زمان گیر و هزینه بر است و یا در بسیاری از موارد غیر ممکن، در سامانه مکاتبات تارا کافی است فرمهای شما در نرم افزار معروف و محبوب Word Microsoft نوشته و یا طراحی شده باشد، که در اغلب موارد به صورت پیش فرض همینطور هست، در این صورت در کمتر از 5 دقیقه بدون نیاز به مراجعه به کارشناسان فنی این شرکت و یا پرداخت هزینه اضافه، فرم شما تبدیل به یک فرمت الکترونیک قابل چرخش در سازمان خواهد شد. و می توانید به راحتی تعداد بی نهایت از فرم های سازمانی خود را در این سامانه به گردش در آورید.
امضا الکترونیک اسناد و چند امضا در یک سند
در سامانه مکاتبات تارا شما می توانید بدون نیاز به پرینت اسناد از هر کجا با ورود به کارتابل خود مکاتبات ارجاع شده به خود را به صورت الکتروینک امضاء نمایید. همچنین در اسنادی که نیاز به چند امضاء دارند با قابلیت موجود در این سامانه با گردش سند بین اشخاص امضاء کننده تمامی امضاء ها بر روی سند به ترتیب و بر اساس اولویت تعریف شده و در مکان مربوطه درج می گردد.
دریافت مکانیزه و سیستمی ایمیل و فکس در کارتابل دبیرخانه.
یکی از کارهای پرمشقت برای هر شرکت چک کردن مداوم ایمیل ها و اسکن و بارگزاری اسناد فکس دریافت شده است در سامانه اتوماسیون است، با این امکان کاربردی ایمیل و فکس های دریافتی به صورت مکانیزه و بدون نیاز به ورود به پنل ایمیل و دانلود مستندات به کارتابل دبیرخانه منتقل شده و از طریق دبیرخانه به کارتابل شخص مربوطه ارسال می شود.
دبیرخانه جامع، ثبت نامه های وارده و صادره و ارجاع در سازمان
در سامانه مکاتبات تارا می توانید از امکان دبیرخانه جهت ثبت نامه های وارده و صادره استفاده نمائید، همچنین می توانید
هر نوع مکاتبه دیگر مانند صورت جلسات و … را در این سامانه بارگزاری نموده و به گردش درآورید.
همچنین امکان تعریف چند دبیرخانه برای یک شرکت در این سامانه پیش بینی شده است.