با افزونه ISO بیش تر آشنا شوید…
یکی از اصول موفقیت در هر سازمان و شرکت، نظم و هماهنگی در کل سازمان و روابط سازمان با خارج از خود می باشد، این نظم و هماهنگی یکپارچه نیاز به تعیین فرآیندها، فرم ها، آیین نامه و … مواردی از این دست دارد، یکی از استانداردهای پرکاربرد در این زمینه استاندارد ISO9001 است، که با ایجاد رویه ای جهت ایجاد و مدیریت فرم ها، فرآیندها، آئین نامه و … و تعیین روش بازنگری و بروز رسانی این مستندات بر اساس تغییرات و نیازمندی های جدید سازمان به سازمان ها در این امر کمک می نماید و امروزه به عنوان یک شاخصه ارزیابی میزان رشد سازمانی و کیفیت محصولات و خدمات حتی از دید مشتریان، استفاده و بکارگیری این استاندارد به حساب می آید. با تمامی مزایا محاسن موجود در استاندارد ISO9001 یکی از چالش های جدی برای سازمان ها زمان بر بودن ایجاد و یا اعمال تغییرات در اسناد تدوین شده و همچنین چگونگی و نحوه اطلاع رسانی این تغییرات به مخاطبین هر سند می باشد. در سامانه اسناد سازمانی تارا (Tara ISO) با استفاده از جدید و کاملترین روش های الکترونیک، چرخه تدوین و بررسی و ابلاغ اسناد، به صورت کاملا اکترونیک و paperless انجام می پذیرد.
همچنین پس از تایید و ابلاغ هر سند جدید بدون نیاز به عملیات اضافه اطلاع رسانی در خصوص ورژن جدید سند در کارتابل افراد تعیین شده ارسال می گردد. مخاطبین هر سند اعم از فرم، فرآیند، آئین نامه و …. می توانند در قسمت اسناد ابلاغی سند مورد نظر خود را جستجو کرده و سند مورد نظر خود را دانلود و یا پرینت نمایند.
تاثیر استفاده از افزونه ISO در ایجاد نظم سازمانی …
- اگر مدیریت فرم ها، فرآیندها، آئین نامه ها و دیگر اسناد سازمانی شما به صورت متمرکز نیست و کنترل آنها از دست شما خارج شده است…
- اگر روزانه وقت زیادی از پرسنل سازمان صرف جستجوی یک فرم می شود
- اگر به علت عدم دسترسی به آخرین ورژن از اسناد، روزانه وقت زیادی از پرسنل و یا مراجعین سازمان شما صرف انجام مجدد یک فرآیند و یا دوباره تکمیل نمودن یک فرم می شود
- اگر حس می کنید امور سازمان انطور که باید منظم و هماهنگ پیش نمی رود
اگر پرسنل سازمان شما برای دریافت یک سند سازمانی می بایست به افراد متعدد مراجعه کنند، استفاده از این افزونه می تواند به شما کمک کند.
امتیازات و ویژگی های متمایز کننده افزونه ISO
با استفاده از افزونه ISO می توانید نظم و هماهنگی یکپارچه ای در سازمان خود به وجود آورید و در زمان بازنگری اسناد و فرم ها صرفه جویی کنید.
برای آشنایی بیش تر با ویژگی های شاخص این افزونه قسمت زیر را بررسی کنید.
ورژن گذاری اسناد به صورت سیستمی
یکی از دغدغه ها و چالش های موجود در سازمان هایی که از ساختارهایی مانند ISO برای مدیریت فرم ها و فرآیندها و دیگر اسناد سازمانی خود استفاده می کنند، مدیریت ورژن های مختلف یک سند است. بر اساس استاندارد ایزو هر سند یک دوره بازنگری دارد که به صورت دوره ای و یا موردی در طول زمان بسته به نیاز و تغییرات سازمان تغییراتی در آن اعمال می شود، اما پس از گذشت چند دوره بازنگری، تفکیک ورژن های منسوخ شده از ورژن های نهائی برای پرسنل و حتی تهیه کنندگان اسناد مشکل می‌شود و در بسیاری موارد به اشتباه چند نسخه از یک سند در سازمان به گردش در می‌آید که منجر به سردرگمی و اتلاف وقت زیاد از پرسنل و مراجعه کنندگان سازمان می شود. سامانه اسناد سازمانی تارا با فراهم نمودن دسترسی آسان و سریع به آخرین نسخه ابلاغی و مدیریت سیستمی ورژن های هر سند از دوباره کاری و سردرگمی پرسنل و مراجعه کنندگان جلوگیری می نماید. با یک جست و جوی ساده آخرین نسخه تایید شده از سند مورد نظرتان را دریافت نمایید.
تعریف سطح دسترسی به ازاء هر سند
در سامانه اسناد سازمانی تارا به ازاء هر سند امکان تعریف گروه مخاطبین آن سند وجود دارد، با این ویژگی مدیران سازمان اطمینان خواهند یافت که هر شخص فقط به اسناد مورد نیاز خود دسترسی دارد و امکان مشاهده اسناد طبقه بندی شده و یا غیر مرتبط با خود را ندارد. در صورت استفاده از این سامانه نگرانی بابت نشر اطلاعات و آیین نامه های سازمانتان نخواهید داشت.
چرخه هوشمند تایید اسناد توسط مدیران
بر اساس استاندارد ISO هر سند قبل از تایید نهائی و ابلاغ، نیاز به بررسی و تایید توسط مدیران مربوطه و در نهایت بررسی و تایید توسط مدیر ارشد سازمان دارد. در سامانه اسناد سازمانی تارا به ازاء هر نوع سند یک چرخه اختصاصی تعریف گشته و بدون نیاز به چرخش فیزیکی سند در سازمان، بررسی و امضاء اسناد به صورت الکترونیک انجام می پذیرد.همچنین امکان بارگزاری اسناد تایید شده و یا ابلاغ شده از نهادهای بالادستی سازمان در این سامانه پیش بینی شده است. با سامانه اسناد سازمانی تارا، چرخه تایید اسناد خود را به کمتر از نصف کاهش دهید.
امکان محدود نمودن پرینت و دانلود برای برخی اسناد
در هر سازمان اسناد و آئین نامه هایی وجود دارد که ضمن اینکه نیاز است پرسنل آن را مشاهده نمایند ولی می بایست امکان خروج آن از سازمان و یا پرینت آن سند غیر فعال باشد. در سامانه اسناد سازمانی تارا با پیش بینی این موضوع، این امکان در سامانه پیش بینی شده است.
کد گذاری اسناد به صورت سیستمی بر اساس الگوی اختصاصی هر سازمان
یکی از دغدغه های واحد یا واحد های متولی تولید و مدیریت اسناد سازمانی در هر سازمان کدینگ صحیح و یکپارچه اسناد سازمانی می باشد، با توجه به روال معمول در ساختارهای ISO به تفکیک نوع سند و دیگر مشخصات سند مانند واحد مربوطه، سطح دسترسی و … به هر سند یک کد یکتا تخصیص می یابد که بعضا تعیین و تفکیک این پارامترها زمان بر بوده و در برخی موارد به اشتباه یک کد تکراری به دو سند مختلف اختصاص داده می شود. دیگر نگران کد گذاری اسناد خود نباشید سامانه اسناد سازمانی تارا در کمترین زمان این کار را برای شما انجام می دهد.