معرفی سامانه مدیریت قرار داد ها و جامع برگزاری معاملات
یکی از نیازهای حیاتی در سازمان های دولتی و خصوصی، عقد قرارداد با پیمانکاران و تامین کنندگان است. در این راستا برنامه ریزی و مدیریت قراردادها و برگزاری معاملات، مستندات، ضمانت نامه ها، صورت وضعیت ها و پرداخت های قرارداد از مهمترین نیازهای مطرح در این زمینه است. در بخش دولتی علی رغم راه اندازی سامانه متمرکز دولتی “ستاد” جهت تسهیل در روندهای فوق الذکر، روندهای داخلی قبل و بعد از بارگزاری مستندات در این سامانه، سازمان ها را ناگزیر به انتخاب بستر اختصاصی مناسب جهت مدیریت فرآیندها و بانک اطلاعاتی مربوط به قراردادها نموده است.
سامانه جامع مدیریت قرارداد تارا مشتمل بر زیر سامانه های: مدیریت مناقصات و مزایدات، مدیریت قراردادها، مدیریت تامین کنندگان و پیمانکاران و مدیریت دعاوی حقوقی به صورت ماژولار تهیه شده است و هر سازمان می‌تواند بسته به نیاز خود ماژول های مورد نیاز را خریداری نماید.
ویژگی های شاخص سامانه جامع مدیریت قرارداد و معاملات
قطعا آشنایی با ویژگی های سامانه مدیریت قرارداد در انتخاب آن می تواند کمک شایانی کند و با آشنایی و شناخت آن ها می توانید انتخاب خوبی داشته باشید.
در ادامه برخی از ویژگی های سامانه جامع مدیریت معاملات و قراردادهای تاراسپهر را معرفی خواهیم کرد و در مورد هر کدام به اختصار توضیحاتی را ارائه می کنیم.
ثبت زمان بندی و شکست کار فعالیت های قرارداد ها چگونه است؟
یکی از امکانات کاربردی در سامانه معاملات و قراردادهای تارا امکان تعریف شکست کار برای هر قرارداد و کنترل عملکرد مجری در بازه های تعیین شده (روزانه، هفتگی، ماهیانه) است. مزیت و ویژگی کاربردی دیکر امکان تعریف گردش کار برای پیشرفت های اعلام شده است. به عنوان مثال در قراردادهای عمرانی پس از اعلام پیشرفت توسط پیمانکار ناظر ناسیسات، ناظر برق، ناظر مکانیک، سر ناظر، مشاور و نماینده کارفرما، افرادی هستند که گزارشات پیشرفت و صورت وضعیت های ارسالی را کنترل و بررسی می نمایند. این چرخه بسته به نوع سازمان قابل سفارشی سازی و اختصاصی سازی است.
گردش اسناد در کارتابل و آرشیو الکترونیک اسناد قرارداد
یکی از دیگر از نیازمندی های ضروری در روند معاملات و قراردادها اخذ تاییده ها و آرشیو اسناد ومستندات تولید شده قبل و حین اجرای قرارداد می باشد در سامانه معاملات تارا کلیه اسناد اعم از اسناد فنی، اسناد فرخوان، مجوز ها و اسناد ارائه شده توسط شرکت کنندگان، همچنین اسناد تولید شده حین اجرای قرارداد قابل ثبت الکترونیک و بایگانی در آرشیو قرارداد است.
اخذ مجوز الکترونیک برای برگزاری معاملات و عقد قرارداد
یکی از فرآیندهای زمان بر در روند برگزاری مناقصات و یا عقد قرارداد، تشریفات داخلی و اخذ تاییده مدیران مربوطه است با استفاده از قابلیت فرم الکترونیک و تعریف فرمت مورد نظر سازمان و گردش های مورد نظر برای یکبار در سامانه مدیریت قراردادها انجام شده و پس از آن روند اخذ نظر ذی نفعان و تاییدات به صورت کاملا مکانیزه و یا نیمه مکانیزه قابل تعریف خواهد بود.
ثبت ضمانت نامه ها با امکان هشدار قبل از اتمام زمان ضمانت نامه
یکی دیگر از نیازمندی های کاربردی بویژه برای سازمان هایی که تعداد قراردادهای آنها زیاد است، ثبت ضمانت نامه ها و هشدار جهت تمدید ضمانت نامه هاست. با فعال سازی این ویژگی هنگام ثبت ضمانت نامه مهلت اعتباری آن وارد می شود و سیستم بر اساس بازه زمانی اعلام شده توسط مشتری (به عنوان مثال 1 ماه قبل از اتمام موعد) به عنوان قراردادهای نیاز به بررسی تغییر وضعیت می دهد و در صورت نیاز هشدار از طریق ارجاع در کارتابل، به مسئول مربوطه اعلام می نماید.
ثبت مجوزها و پشتیبانی از فرآیند درخواست متمم و الحاقیه قرارداد
یکی دیگر از فرآیندهای پرکاربرد در قراردادها فرایند درخواست تغییرات و اخذ تاییدیه های لازم و در نهایت ثبت تغییرات لازم در شرح خدمات، مبلغ یا زمان قرارداد است. در سامانه معاملات تارا کلیه روندها و نتیجه نهائی در سامانه ثبت شده و امکان رجوع و بررسی این موارد در آینده فراهم است.
میز کار اختصاصی کمیسیون معاملات با پشتیبانی از مناقصات چند مرحله ای
یکی دیگر از ماژول های کاربردی سامانه معاملات میز کار کمیسیون معاملات است. در این میز کار پیشنهادات ارائه شده ثبت شده و نتیجه بازگشایی به تکفیک پاکت های بازگشایی شده برای هر پیشنهاد دهنده تعیین می گردد.
دارا بودن بانک اطلاعاتی از قراردادهای سازمان با قابلیت تعریف فیلدهای اختصاصی
اولین نکته کاربردی پس از راه اندازی سامانه جامع قراردادها یکپارچه سازی و متمرکز نمودن اطلاعات قراردادها و تعیین متولی برای قراردادهاست. وجود بانک اطلاعاتی متمرکز اولین گام در راستای بهبود فرایندها و روال های سازمانی است و قراردادها نیز به عنوان یکی از مهمترین موجودیت ها از اهمیت ویژه ای در این بین برخوردار است.
یکی از قابلیت های کاربردی ماژول قراردادها امکان تعریف فیلدهای اختصاصی سازمان است. با این قابلیت هر مشتری می تواند علاوه بر اطلاعات معمول در خصوص قراردادها اطلاعات اختصاصی خود را نیز در سامانه ثبت نماید.
سطوح دسترسی و سلسله مراتب سازمانی چگونه است؟
در سامانه مدیریت قراردادهای تاراسپهر هر شخص بر اساس سطح دسترسی تعریف شده در سامانه صرفا به قسمت و اطلاعات تعریف شده دسترسی دارد، با توجه به گستره وسیع اطلاعاتی سامانه این دسترسی ها بر اساس چارت سازمانی به صورت هوشمند در سامانه قابل تعریف است.
مناسب سازی شده برای سازمان های مختلف
علی رغم اینکه عقد بر اساس قواعد مشترک پایه ریزی شده است، لیکن در هر نوع سازمان الگوی ساختاری و اجرائی متفاوتی می تواند داشته باشد. سامانه قراردادهای تارا به صورتی طراحی شده است که امکان تعریف نیازمندیهای اختصاصی هر سازمان در آن پیش بینی شده است. علاوه بر آن در سازمان هایی که مناسب سازی در یک سازمان مشابه آن صورت گرفته است این امکان وجود دارد که از تجارب و الگوهای موفق استفاده شده بهره گیری شود.
از جمله سازمان ها و شرکت هایی که مخاطب سامانه قراردادهای تارا هستند و برای برخی از آنها مناسب سازی انجام شده است:
- شهرداری ها
- شرکت های برق، گاز، آبفا
- دانشگاه ها و مراکز پژوهشی
- نهادها و سازمان های دولتی که فعالیت های نظارتی یا اجرائی دارند
- نهادها و سازمان های دولتی که فعالیت های خدماتی دارند
- شرکت های پیمانکاری خصوصی و یا نیمه دولتی که فعالیت های نظارتی یا اجرائی دارند
- شرکت های هولدینگ
ساختار ماژولار و قابل انتخاب بر اساس نیاز سازمان
قطعا مسیر رشد و بهبود در هر سازمان نیاز به برنامه ریزی دارد. با ویژگی ماژولار راهکارهای تارا هر مشتری برای مسیر رشد و بلوغ در سازمان خود برنامه ریزی نموده و این مسیر می تواند در چند فاز و قرارداد مجزا صورت پذیرد و در هر مرحله ماژول های مد نظر خریداری شود.همچنین ارائه ماژول های مکمل و مرتبط با قراردادها نظیر بودجه و اعتبارات، مدیریت سبد پروژه ها (سیگما) ودیگر ماژول های کاربردی توسط شرکت تارا در بستر واحد و به صورت یکپارچه با سامانه قراردادها مسیری هموار در بلوغ و رشد الکترونیک سازمان ایجاد می نماید.
امکان تعریف فرآیندها و فرم های الکترونیک مرتبط با قرارداد
در چرخه عقد و اجرای قرارداد در صورت نیاز به تعریف فرآیندها و فرم های الکترونیک مرتبط با قرارداد از قسمت فرآیندها فرآیند اختصاصی و فرم های الکترونیک مربوطه قابل بارگزاری است.
گزارشات متنوع، قابل سفارشی سازی بر اساس نیاز سازمان
یکی از نیازهای مورد تاکید در سازمان ها وجود قابلیت گزارش گیری در قالب های متنوع مدیریتی و کارشناسی است. در سامانه مدیریت قراردادهای گزاراشات در سطوح مختلف و برای هر دسته از مخاطبان قابل سفارشی سازی است.
امکان ارتباط با دیگر سامانه های اطلاعاتی موجود در سازمان
سامانه قراردادهای تارا با بهره گیری از تکنولوژی وب سرویس و ETL قابلیت اتصال به انواع بانک های اطلاعاتی و سامانه های موجود در سازمان از جمله سامانه مالی بودجه و مدیریت پروژه را داراست. این در حالی است که در بسیاری از موارد، ماژول های مورد نیاز در خود سامانه نیز موجود است و برای استفاده حداکثری از سامانه های موجود و کاهش هزینه ها این قابلیت نیز در سامانه پیش بینی شده است.
ثبت کلیه مکاتبات، صورت جلسات و مصوبات حین قرارداد با امکان پیگیری وضعیت مصوبات
یکی دیگر از موارد کاربردی در سامانه مدیریت معاملات امکان ثبت مکاتبات و صورت جلسات حین قرارداد و ثبت مصوبات هر جلسه جهت پیگیری های آتی است. با این امکان اطمینان خاطر از پیگیری کلیه مصوبات و توافقات حاصل شده و گزارش وضعیت انجام و پیگیری مصوبات هر قرارداد به صورت آنلاین در دسترس است.