راهکار ویدئو کنفرانس و مدیریت جلسات

یکی دیگر از موضوعات مهم در خصوص برگزاری جلسات مدیریتی زمان جلسه است که می توان گفت سخت ترین قسمت در هماهنگی یک جلسه است مخصوصا جلسات فور ماژور. وقی نیاز باشد مدیران برای حضور در جلسه فقط زمان خود جلسه را آزاد نمایند بدیهی است این امر خیلی ساده تر خواهد بود و حتی اگر یک مدیر در سفر کاری هم باشد می تواند در جلسه حضور بهم رساند.

• برگزاری جلسات کاری غیرحضوری.
• برخورداری از کلیه امکانات برگزاری کنفرانس آنلاین.
• دعوت از افراد مختلف به منظور شرکت در جلسات آنلاین بدون نیاز به هماهنگی قبلی.
• امکان برقراری تعامل چهره به چهره بین اعضاء

یکی از ویژگی­های کاربردی این راهکار، همخوانی کامل با نیازهای سازمانی است از جمله قبت برنامه جلسات و اطلاع رسانی جلسات از طریق پیامک و ایمیل است و ارسال لینک ورود به جلسه از این طریق می باشد با این امکان مدعوین بدون نیاز به دانش خاص و صرفا با کلیک روی لینک ورود به جلسه، وارد جلسه می شوند.

در این راهکار امکانات مورد نیاز ارتباطی با دیگر سامانه اطلاعاتی مرتبط نظیر سامانه مکاتبات سازمانی پیش بینی شده است به عنوان مثال:
با استفاده همزمان از راهکار ویدئو کنفرانس و مدیریت جلسات تارا همراه با سامانه مدیریت پروژه ها مصوبات مربوط به هر پروژه به صورت مجزی و تفکیک شده در صفحه مشخصات پروژه قابل رویت است. و یا با برقراری ارتباط بین راهکار ویدئو کنفرانس و مدیریت جلسات تارا و اتوماسیون اداری سازمان صورت جلسات و مصوبات هر جلسه به کارتابل شخص مربوطه ارجاع می شود.

یکی از چالش های موجود در مورد مدیران محدودیت وقت آزاد برای هر مدیر جهت حضور در جلسات است، این مورد وقتی پر رنگ تر می شود که برای هر جلسه لازم باشد مدیر از شهری به شهر دیگر سفر نماید. که در این صورت نیاز به تخصیص یک یا دو روز کاری از مدیر برای حضور در جلسه می باشد. با استفاده از راهکار ویدئو کنفرانس تارا این الزام برداشته شده و مدیران می توانند بدون نیاز به سفرهای مکرر به صورت مداوم و موثر با هم در ارتباط باشند.

حتی اگر مدیران طبق عادت مالوف بتوانند سفرهای متعدد و پشت سر هم داشته باشند و بر خستگی آن غلبه نمایند در در بسیاری از جلسات نیاز به استفاده از نظر نخبگان عملی و متخصصینی است که امکان حضور این اشخاص در جلسه وجود ندارد با استفاده از  راهکار پیشنهادی صرفا با یک هماهنگی ساده می توان از مشاوره هر یک از مشاورین بدون نیاز به حضور شخص استفاده نمود.

با توجه به اینکه زیرساخت راهکار ارتباط سازمانی تارا مبتنی بر محصول Skype for Business شرکت مایکروسافت است، در این راهکار اشخاص با کمترین سطح آشنائی با فناوری می توانند از امکانات کامل و متنوع آن استفاده کنند و با توجه به مشابهت ظاهری رابط کاربری با نرم افزار Skype  نیاز به آموزش جدید برای کسانی که با این نرم افزار آشنا هستند نیست.به عنوان مثال اگر مدیر یا شخصی بخواهد با داخلی کارمند یا همکار خود صحبت کند با کلیک روی تصویر شخص مورد نظر بدون نیاز به اطلاع از داخلی شخص تماس برقرار می شود.

یکی از امکانات کاربردی این راهکار قسمت برنامه ریزی و مدیریت جلسه می باشد که در جلسات حضوری نیز مورد استفاده است و با این امکان کاربردی آرشیو صورت جلسات و مصوبات تمامی جلسات به همراه آخرین وضعیت هر مصوبه قابل پیگیری است.